酒店餐飲的采購工作的流程

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    酒店餐飲的采購工作在酒店的經(jīng)營(yíng)中起著舉足輕重的作用。采購員需要清楚采購工作的流程，酒店管理者也要熟悉采購的流程才能確保采購工作的順利進(jìn)行。

     一、各類物品采購工作流程

     1、 倉庫補(bǔ)倉物品的采購工作流程：

    倉庫的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時(shí)，即需要補(bǔ)充貨倉里的存貨，倉庫主任要填寫一份倉庫補(bǔ)倉“采購申請(qǐng)單”，且采購申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料:

（1）貨品名稱，規(guī)格；

（2）平均每月消耗量；

（3）庫存數(shù)量；

（4）最近一次訂貨單價(jià)；

（5）最近一次訂貨數(shù)量；

（6）提供本次訂貨數(shù)量建議。

     經(jīng)何董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理在采購申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)，并注明到貨時(shí)間。采購部經(jīng)理初審?fù)�意后，按倉庫“采購申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報(bào)批，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，采購部立即組織實(shí)施，一般物品要求之3天內(nèi)完成。如有特殊情況，要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

    2、 部門新增物品的采購工作流程：

    若部門欲添置新物品，部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)撰寫有關(guān)專門申請(qǐng)報(bào)告，經(jīng)董事會(huì)審批后,連同“采購申請(qǐng)單”一并送交采購部，采購部經(jīng)理初審?fù)�意后，�?“采購申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報(bào)批，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，采購部立即組織實(shí)施.

     3、 部門更新替換舊有設(shè)備和物品的采購工作流程：

     如部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份“物品報(bào)損報(bào)告”給財(cái)務(wù)部及董事會(huì)審批。經(jīng)審批后，將一份“物品報(bào)損報(bào)告”和采購申請(qǐng)單一并送交采購部，采購部須在采購申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料:

（1）貨品名稱，規(guī)格；

（2）最近一次訂貨單價(jià)；

（3）最近一次訂貨數(shù)量；

（4）提供本次訂貨數(shù)量建議。

    采購部在至少三家供應(yīng)商中比較價(jià)格品質(zhì),并按酒店采購審批程序辦理有關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，組織采購。

     4、 鮮活食品凍品的采購工作流程：

     蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的采購申請(qǐng)，由各酒吧、各部門總廚或主管，根據(jù)當(dāng)日經(jīng)營(yíng)情況，預(yù)測(cè)明天用量，填寫每日申購單交采購部，采購部當(dāng)日下午以電話落單或第二日直接到市場(chǎng)選購。

    5、 燃料的采購工作流程：

    采購部根據(jù)營(yíng)業(yè)情況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油采購申購計(jì)劃，填寫采購申請(qǐng)單,按酒店采購審批程序辦理，并組織實(shí)施。

    6、 維修零配件和工程物料的采購工作流程：

    工程倉日常補(bǔ)倉由工程部填寫“采購申請(qǐng)單”，且采購申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料:

（1）貨品名稱，規(guī)格；

（2）平均每月消耗量；

（3）庫存數(shù)量；

（4）最近一次訂貨單價(jià)；

（5）最近一次訂貨數(shù)量；

（6）提供本次訂貨數(shù)量建議。

    大型改造工程或大型維修活動(dòng),工程部須做工程預(yù)算,并根據(jù)預(yù)算表項(xiàng)目填寫采購申請(qǐng)單(工程預(yù)算表附在采購申請(qǐng)單下面), 且采購申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料:

   （1）貨品名稱，規(guī)格；

   （2）庫存數(shù)量；

   （3）最近一次訂貨單價(jià)；

   （4）最近一次訂貨數(shù)量；

   （5）提供本次訂貨數(shù)量建議。

    以上采購申請(qǐng)單經(jīng)何董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理初審?fù)�意后，�?“采購申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報(bào)批，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，采購部立即組織實(shí)施.

    二、采購工作流程中須規(guī)范事項(xiàng):

    1、所有的采購申請(qǐng)必須填寫一式四聯(lián)，采購申請(qǐng)單經(jīng)部門經(jīng)理核簽后，整份共四聯(lián)交給資產(chǎn)會(huì)計(jì)，資產(chǎn)會(huì)計(jì)復(fù)核后送董事。

     2、采購申請(qǐng)單一共四聯(lián)，在經(jīng)審批批準(zhǔn)后：第一聯(lián)作倉庫收貨用。第二聯(lián)采購部存檔并組織采購。第三聯(lián)財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)存檔核實(shí)。第四聯(lián)部門存檔。

     3、審核采購申清單：收到采購申請(qǐng)單后、采購部應(yīng)作出以下復(fù)查以防錯(cuò)漏。

   （1）簽置核對(duì)：檢查采購申請(qǐng)單是否部門經(jīng)理簽置，核對(duì)其是否正確。

    （2）數(shù)量核對(duì)，復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購申請(qǐng)單上的數(shù)量是否正確。

    4、邀請(qǐng)供應(yīng)商報(bào)價(jià)。

     三、貨比三家工作流程：

     每類物品報(bào)價(jià)單需要最少三家作出比較，目的是防止有關(guān)人員從中徇私舞弊，保證采購物品價(jià)格的合理性。酒店采取三方報(bào)價(jià)的方法進(jìn)行采購工作，即在訂貨前，必須征詢3個(gè)或3個(gè)以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)，然后確定選用那家供應(yīng)商的物品，具體做法是：

     1、采購部按照采購申請(qǐng)單的要求組織進(jìn)貨，填制空白報(bào)價(jià)單，包括：①填寫空白報(bào)價(jià)單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時(shí)間，送交供應(yīng)商（至少選擇3個(gè)供應(yīng)商），要求供應(yīng)商填寫價(jià)格并簽名退回。②對(duì)于交通不便或外地的供應(yīng)商，可用傳真或電話詢價(jià)。用電話詢價(jià)時(shí)，應(yīng)把詢價(jià)結(jié)果填在報(bào)價(jià)單上并記下報(bào)價(jià)人的姓名，職務(wù)等。③提出采購部的選擇意見和理由，連同報(bào)價(jià)單一起送交評(píng)定小組審批。

     2、評(píng)定小組根據(jù)采購部提供的有關(guān)報(bào)價(jià)資料，參考采購部的意見，對(duì)幾個(gè)供應(yīng)商報(bào)來的貨品價(jià)格以及質(zhì)量，信譽(yù)等進(jìn)行評(píng)估后，確定其中一家信譽(yù)好、品質(zhì)高、價(jià)格低的供應(yīng)商，報(bào)董事會(huì)審核.四、采購活動(dòng)的后續(xù)須跟進(jìn)工作

     1、采購訂單的跟催

     當(dāng)訂單發(fā)出后，采購部需要跟催整個(gè)過程直至收貨入庫。

     2、采購訂單取消

   （1）酒店取消訂單：

    如因某種原因，酒店需要取消己發(fā)出之訂單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采購部必須預(yù)先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行解決方法，以便報(bào)董事會(huì)作出決定。

  （2）供應(yīng)商取消訂單：

    如因某種原因，供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單，采購部必須能找到另一供應(yīng)商并立即通知需求部門。為保障酒店利益，供應(yīng)商必須賠償酒店人力、時(shí)間及其他經(jīng)濟(jì)損失。

     3.違反合同：

    合同上應(yīng)載明詳細(xì)細(xì)則，如有違反，便應(yīng)依合同上所載處理。

    4.檔案儲(chǔ)存：

    所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同

采購人員自購物品價(jià)格信息每天須錄入至采購部?jī)r(jià)格信息庫.

    5.采購交貨延遲檢討

    凡未能按時(shí)、按量采購所需物品，并影響申購部門正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的，需填寫《采購交貨延遲檢討表》，說明原因及跟進(jìn)情況并呈財(cái)務(wù)部及董事會(huì)批示。

     6.采購物品的維護(hù)保養(yǎng)：

     如所購買的物品是需要日后維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)商便需要注意這一項(xiàng).對(duì)設(shè)備等項(xiàng)目的購買，采購員要向工程部咨詢有關(guān)自行維護(hù)的可能性及日后保養(yǎng)維修方法。同時(shí)，事先一定要向工程部了解所購物品能否與酒店的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況。

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