如何堵住采購過程中的漏洞

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     采購是酒店的門戶，采購部采購回來原材料的好壞不僅決定著菜品的質量，在一定程度上還制約著酒店的效益。如何才能抓好采購過程中的漏洞呢？

采購組成人員

     物價核定小組

     物價核定小組的成員由采購部經理、行政總廚、財務總監(jiān)、店長組成，他們的共同職能是當采購員需要采購一批大宗物品時.統(tǒng)計員和采購員要先提供兩個以上的供貨點以及報價給物價核定小組做參考,物價核定小組會不定期的到市場上考察供貨點和價格，然后根據調查的結果決定購買地點和價格。這個小組的另外一個職能是確定對外招標物品的供貨商。當酒店需要通過招標的方式確定供貨商時，比如酒水、蔬菜、家禽、糧油等的供貨商家以及洗滌廠家等，物價核定小組要根據各家供貨商提供的價位和物品質量確定哪家中標。這樣做不僅限制了采購員的權限，還因為采購部經理、行政總廚、財務總監(jiān)、店長四人共同把關，杜絕了采購中貓膩事件的發(fā)生。

     統(tǒng)計員

    統(tǒng)計員是酒店一個特殊的職務，既不屬于前廳也不屬于后廚，主要的工作就是每天到市場上調查各種原材料的價格，然后把調查的結果提供給物價核定小組，以便于物價核定小組制定每日的供貨價。除此之外，統(tǒng)計員每天還要幫助財務核對實際收款和廚房的出菜單據的準確性。簡單地說他就是一個市場調價員。

     采購員

     酒店采購員的人數要根據酒店的大小設置，如果酒店的規(guī)模比較大，就要設立專門的采購部，由采購經理、市場審計、采購員、庫管員組成。如果是小型的酒店，只設置一名采購員就可以。一般采購員的直接上司有兩位：采購經理和財務經理。采購經理主要負責日常工作安排及考勤管理，財務經理負責賬務的監(jiān)督管理。采購員的主要職責是負責公司物品的采購工作。在采購時要注意以下幾點：

   1、審核各部門提交的采購計劃是否已經由相關部門或主管領導審核批準，申購單是否要素齊全，真實有效，沒有審批的申購單應核實后再執(zhí)行；

    2、及時與庫管溝通，看所需采購的物品是否還有存貨，各部門提交的采購計劃是否有重復，是否可以進行合理調劑，經確認后再執(zhí)行；

    3、在采購時發(fā)現市面供貨情況不能滿足酒店需求時，不能私自做主換購其它物品，需迅速向申購部門反饋信息，協商解決，

    4、在采購過程中及時了解掌握市場物品價格信息的變化，把可靠的供貨商信息和采購地點提供給物價小組，便于物價小組備用，如果發(fā)現更合理的采購方案要及時向相關部門匯報；發(fā)現對酒家有用的市場信息要及時與相關部門溝通；發(fā)現新上市的食品信息應及時上報廚師長，供其制作新菜參考。

     第一步審核申購單

     每晚下班前廚師長和大堂經理要將審查好的申購單簽字后交給采購部。申購單為一式三聯，一聯留底用，一聯交給庫管員，第二天驗收貨物時核對數目用，一聯交采購部作為采購物品的清單。如果單項物品超過200元，或者屬于新增加的物品，應先交給總經理審查，總經理簽字同意后才能生效。

     第二步采購員購貨

    采購員接到申購單后，要及時和庫房聯系，根據申購物品核對庫存，確定該物品已無庫存后，再去市場上采購，對于那些定點采購的物品，采購員可直接電話通知供貨商準備好次日需要的物品。采購時要索要正規(guī)發(fā)票并準確填寫抬頭。

    第三步物品入庫

     采購員采購回所需原材料后。如果是直撥物資，庫管員根據前一天的申購單和購買憑證驗收貨物的數量，廚房驗收貨物的質量，審計員根據物品的單價和實際支付的總金額驗收貨物：如果是入庫商品，庫管員要根據申購單核對物品的數量和規(guī)格，審計員出示單價及總金額，遇到需要用料人來確定物品質量的情況，用料人要現場驗貨。

     第四步填寫報銷單

     直撥物資報銷方法：庫管員驗收完物品后，根據驗收的單據填寫三聯直撥報銷單（一聯廚師長保留，一聯庫房保留，一聯做報銷憑證），然后由廚師長、庫管、審計員、采購員簽字，然后交由總經理簽字，只有五人全部簽字后才能報銷。入庫物資報銷方法：采購員購回入庫物資經庫管員驗收合格后，庫管員填寫入庫單據并簽字，再由審計員和采購員簽字，然后一聯留底，一聯作為報銷憑證，總經理簽字后就可報銷。

     第五步出庫物資

     每天早上各部門主管在本部門所需領用的領料單上簽字，庫管員根據領料單的數量發(fā)放物品。晚上下班前，相關部門主管需要到庫房統(tǒng)一簽領出庫單，出庫單共三聯，一聯留底備用，一聯報財務核算成本，一聯交相關部門參考。

    其他要求：

   1、酒水、低耗和一次性用品的申購對于酒水、低耗物品和一次性用品酒店應該設置一個最低儲備量，當某一物品達到最低儲備量時，庫管員要電話通知相應的供貨商或采購購買，不再由使用部門出具申購單。

  2、所有供貨商提供的物品質量和價格應由采購、使用部門、審計、財務、總經理同意后方能實施。

  3、所有采購組人員和車輛，在沒有采購任務時，皆應在酒店內，隨時待命（特殊情況除外。）

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本文轉載自互聯網

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