酒店中餐部檔案管理制度

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　　檔案管理指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。下面是一份酒店中餐部檔案管理制度，供參考。

　　1、隨時(shí)收集各部門辦理完畢的文件（含會(huì)議文件），資料按“條款類目”分別存放，翌年經(jīng)檢查齊全后，整理立卷歸檔。

　　2、文件整理原則

　�、胖贫ㄒ惶啄艹浞纸鉀Q酒店文件記錄保存問(wèn)題的檔案制度。無(wú)論歸檔方法是按字母順序排列，按題目分類，還是按地區(qū)、時(shí)間等形式分類，其目的都是為了查找的迅速方便，因此都必需在檔案夾里清楚地標(biāo)明并把檔案保存好，對(duì)每一份文件都要清楚地注明它歸入的檔案類目；

　�、泼刻於家�進(jìn)行清理歸檔，以免資料堆積；

　�、鞘煜ぷ约汗芾淼臋n案，了解各部的歸檔制度；

　�、让磕暌�清理一次檔案，及時(shí)清除不必要保存之材料；

　�、蓽�(zhǔn)確地做好文件索引，以便于查找；

　　⑹歸檔要注意整潔，歸檔前要先把資料進(jìn)分類，可把材料按類別分組裝入一個(gè)待辦卷宗，以便要?dú)w檔時(shí)，所有材料都能隨手可得，避免盲目的查找；

　�、肆⒕戆从谰谩㈤L(zhǎng)期、短期分別組卷；卷內(nèi)文件要把正文和底稿，文件和附件，請(qǐng)示和批復(fù)放在一起；卷內(nèi)頁(yè)號(hào)一律在右角，案卷目錄打印四份，卷內(nèi)目錄打印五份。

　　3、案卷厚度一般在1.5公分至2公分為宜，裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如對(duì)破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制；裝訂部位過(guò)窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊；紙面過(guò)大的書寫材料，要按宗卷大小摺疊整齊；對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料，應(yīng)當(dāng)附上抄件；案卷標(biāo)題要標(biāo)明作者、問(wèn)題或名稱，文字要簡(jiǎn)練、確切，用毛筆或鋼筆書寫，字跡端正。

　　4、根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，還要進(jìn)行系統(tǒng)排列、編張?zhí)�、擬寫案卷標(biāo)題、填寫案卷封面、確定保管期限、裝訂、案卷排列、編制案卷目錄等，檔案目錄主要由封面、全宗說(shuō)明、案卷目錄、卷內(nèi)目錄組合而成。

　　5、案卷按年代、機(jī)構(gòu)排列，永久與長(zhǎng)、短期案卷分開保管，每個(gè)箱要編上順序號(hào)及注明存放案卷年號(hào)與卷號(hào)。

　　6、注意做好保密工作，檔案室的房門窗要堅(jiān)固，做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。

　　7、每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。

　　8、對(duì)于已失去作用的檔案要進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理。銷毀檔案材料要經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊(cè)登記，送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后方可銷毀。

　　9、銷毀檔案材料時(shí)，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。

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本文轉(zhuǎn)載自互聯(lián)網(wǎng)

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